Incorporación de técnicas electrónicas a la actividad notarial

INCORPORACIÓN DE TÉCNICAS ELECTRÓNICAS A LA ACTIVIDAD NOTARIAL (3)

– Correo corporativo de la plataforma telemática del notariado. Casos en que debe utilizarse y forma de utilización.

– Obtención de certificados del Registro Mercantil Central.

– Los partes testamentarios y de actas de declaración de herederos abintestato y su envío telemático.

– Archivo de poderes revocados.

– Archivo de poderes de representación procesal.

– El archivo de atributos de firma electrónica (ACAFE).

CURSOS A EMPLEADOS DE NOTARÍAS

Esteban Sánchez Sánchez

15 de Diciembre de 2004

CORREO CORPORATIVO DE LA PLATAFORMA TELEMÁTICA DEL NOTARIADO. CASOS EN QUE DEBE UTILIZARSE Y FORMA DE UTILIZACIÓN.

– Plataforma telemática del notariado: La plataforma telemática del notariado es una red privada que permite la comunicación entre los notarios, y también entre éstos y los Colegios. Esa red privada está basada en la plataforma Sic, al haberse producido la unificación de la plataforma enot@rio con la del Sic. La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), que sustituye al anteriormente conocido como INTI (Instituto del Notariado para las Tecnologías de la Información), es la entidad dependiente del Consejo General del Notariado que gestiona esa red. En los últimos meses, ANCERT ha llegado a un acuerdo con Telefónica para la implantación de una nueva red privada notarial conocida como RENO, que funciona en banda ancha, y que ha permitido aumentar la velocidad y la seguridad de las comunicaciones. La conexión de los notarios a esta plataforma de comunicaciones tiene carácter obligatorio, y está además expresamente prohibido que la notaría tenga cualquier otro tipo de acceso alternativo a internet.

En la actualidad el acceso a las aplicaciones de la plataforma telemática del notariado se hace a través de la dirección https://sic.notariado.org. El ordenador en el que se ejecute la aplicación ha tener instalado el lector de tarjetas y el certificado raíz del Consejo General del Notariado, y para el uso de la firma digital ha de haberse instalado la aplicación Safe Sign que se descarga desde la misma página. Hasta hace un par de meses había tres clases de tarjetas: las tarjetas e-not@rio azul y dorada, de uso por el personal del despacho, y la tarjeta FEAN. A partir de ahora se utilizarán un único tipo de tarjetas para los empleados del despacho con sus correspondientes certificados personalizados, y la tarjeta FEREN, que es de uso exclusivo por el notario y que es la que genera la firma electrónica reconocida. Esta tarjeta FEREN está operativa desde el día 15 de noviembre y tiene una vigencia de tres años. Las tarjetas digitales de empleados, tienen también una vigencia de tres años, y permitirán realizar las tareas que no estén legal o reglamentariamente reservadas al notario: obtención de certificaciones catastrales telemáticas, disponer de una dirección de correo electrónico corporativo de segundo nivel, etc… Existirá también la posibilidad de que el notario pueda parametrizar el tipo de tareas a realizar con cada una de las tarjetas digitales de empleado.

– El correo corporativo: Una de las aplicaciones de la plataforma telemática del notariado es el correo corporativo. La característica básica es que la comunicación tiene lugar a través de una red privada basada en la plataforma Sic.

– Asignación de cuenta: El Consejo General del Notariado ha asignado a cada notario una cuenta de correo, y la relación de las cuentas está publicada en la página web del notariado: www.notariado.org.

– Mensajes firmados electrónicamente: La utilización de una red privada es un paso importante, pero la seguridad en la comunicación sólo queda garantizada mediante el uso de la firma digital. La firma digital, (antes firma electrónica avanzada notarial, FEAN, y ahora firma electrónica reconocida notarial, FEREN) de los mensajes de correo electrónico garantiza al destinatario que el texto que está leyendo no ha sido modificado por una tercera persona y está exactamente como lo envió el remitente. Además garantiza la identidad del remitente del mensaje y el no-repudio. Asimismo, cuando se adjunta un archivo a un mensaje y se envía firmado digitalmente, la firma digital del mensaje es garantía suficiente de que el archivo no ha sido manipulado entre su envío y su recepción. En resumen, el uso de la firma digital en la red privada impide que cualquiera de las partes pueda negar haber recibido o enviado el mensaje, garantiza la privacidad de la comunicación, que se mantiene la integridad del contenido y que el documento es auténtico, y el notario puede dar fe de su autenticidad. El uso de la firma electrónica reconocida notarial es exclusivo del notario, que custodia la tarjeta que genera la firma digital bajo su responsabilidad.

– Efectos legales de la firma electrónica: La ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social (1), impuso a los notarios y registradores la obligación de disponer de firma electrónica avanzada y sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de la información (2). Por los que se refiere a los Registradores prevé el suministro de información por vía telemática con valor de nota simple informativa, y también de certificaciones en formato electrónico (3). Por lo que se refiere a los notarios, prevé la expedición de copias electrónicas, que serán trasladadas a papel mediante testimonio por el notario que las reciba (4). Y se introduce una nuevo artículo 17.bis en la Ley de 28 de mayo de 1862, del Notariado, según el cual, los instrumentos públicos no perderán ese carácter de documento público por estar redactados en soporte electrónico (5). En cuanto a las relaciones entre notarios y Registradores, prevé la comunicación al Registro de la copia electrónica para la práctica del asiento de presentación, y la comunicación por el Registro de haberse practicado el asiento de presentación o su denegación con la nota de calificación (6). La ley citada es la base legal para la remisión por vía telemática de documentos públicos notariales (el llamado documento electrónico notarial), y para la remisión de partes y declaraciones a las Administraciones públicas y órganos jurisdiccionales (7).

La ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, reconoce el carácter de documento público a los firmados electrónicamente en el ejercicio de sus competencias por funcionarios que tengan atribuida la fe pública (8). Se ha llegado a afirmar que un documento firmado electrónicamente por un particular, por este sólo hecho, es documento público. Sin embargo, el documento público produce unos efectos que no pueden reconocerse al firmado electrónicamente por un particular: tiene eficacia de prueba plena en juicio, es título ejecutivo, y hace fe de las declaraciones de los otorgantes y de la fecha. Y si se trata de un documento público notarial, además se producen los efectos que derivan de las obligaciones del notario de identificación de los comparecientes, verificación de su capacidad, control de legalidad, redacción del contrato, asesoramiento a las partes, y responsabilidad del notario. En esta Ley queda convenientemente claro que un documento privado con firma electrónica reconocida seguirá siendo un documento privado. Sólo el documento en soporte electrónico enviado por un funcionario público que tenga atribuida la fe pública, en el ejercicio de sus competencias, será documento público.

– Casos en que debe utilizarse: El correo corporativo está previsto que se utilice: 1) En la comunicación con otros notarios, el Colegio notarial respectivo y el Consejo General del notariado. 2) En la comunicación con los Registros de la propiedad y mercantiles, órganos de la Administración y jurisdiccionales, e incluso con los particulares. En un acuerdo del Consejo General del Notariado de 19 de enero de 2002 se establecen los supuestos de comunicación obligatoria por correo corporativo (9).

– Comunicaciones entre notarios: El correo corporativo es el medio para la remisión de:

a) Copias autorizadas electrónicas: Deberá acreditarse el interés legítimo del solicitante y expresar la finalidad de la copia (párrafo 7º del artículo 17 bis de la Ley del notariado). Es posible expedir copias parciales, sin documentos unidos, en aquellos casos en los que no sean imprescindibles para que el documento produzca los efectos para los que ha sido expedido. Documentos que se remitirán con habitualidad serán las escrituras de poder, de ratificación, títulos previos o complementarios, hipotecas unilaterales, actas de notoriedad, testamentos, etc…
b) Actas de notificación o requerimiento a través de otro notario: El notario destinatario hará constar en el acta que autorice los particulares correspondientes a la forma en que ha sido requerido, y no será necesario que envíe a su vez la documentación en papel.
c) Solicitudes de copias autorizadas de escrituras o actas: Para solicitar a otro notario una copia autorizada de un documento que obre en el protocolo de éste último. El solicitante se identificará ante el primer notario, pero corresponde al notario titular del protocolo juzgar si se cumplen los requisitos reglamentarios para la expedición de la copia electrónica.
d) Oficios en cumplimiento de las obligaciones previstas en los artículos 176 y 178 RN: Según el artículo 178 del Reglamento Notarial (10), el notario que autorice escrituras de cancelación, rescisión, modificación, revocación, anulación, cesión de derechos o subrogación de obligaciones, y de adhesión, tiene la obligación de remitir oficio firmado al notario en cuyo poder se encuentre la matriz, para que éste extienda nota indicativa al margen. Los casos más frecuentes de obligación reglamentaria de comunicación entre notarios son los de rectificación, modificación o ratificación de otras escrituras, revocación de poderes, y los de adhesión de otorgantes en los casos previstos en el artículo 176 del Reglamento Notarial (11).
e) Otras comunicaciones oficiales: Por ejemplo, las que se remiten a los demás notarios del mismo distrito, relativas al signo, firma y rúbrica adoptadas al tomar posesión. O la solicitud o prestación de consentimiento para realizar una sustitución legal en los casos de ausencia o licencia reglamentaria.

– Comunicaciones con el Colegio notarial: El correo corporativo ha de utilizarse para la comunicación al Colegio notarial de Aragón de:

a) Las de toma de posesión, excedencia, renuncia y cese.
b) Las de solicitud y utilización de los derechos reglamentarios de ausencia y licencia (artículos 44, 45 y 48 RN).
c) La aceptación y renuncia de sustituciones, y designación de sustituto (artículo 52 RN).
d) Las relativas al cierre, entrega, estado de conservación, deterioro y reconstitución de protocolo notariales (artículos 39, 40, 277 y 279 RN).
e) Los partes sobre actas de notoriedad para inmatriculación de fincas, partes de reagrupación de extranjeros, y partes en materia de prevención de blanqueo de dinero.

– Casos de utilización en el futuro: El correo corporativo servirá en el futuro para la expedición y envío de copias electrónicas autorizadas de los documentos para la inscripción en los Registros de la Propiedad y Mercantiles, y para la recepción telemática de los correspondientes oficios de inscripción, y será también la vía de notificación de la calificación de los Registradores de la Propiedad y mercantiles.

– Forma de utilización: Es similar al correo electrónico convencional que todos conocemos, pero nos garantiza la integridad y la confidencialidad de los mensajes. El manual de uso puede obtenerse en el Sic en formato pdf (12). El acceso único está en la dirección https://sic.notariado.org, en un ordenador que tenga instalado el lector de tarjetas y el certificado. Se puede acceder al correo electrónico con las tarjetas de empleado y con la tarjeta FEREN, pero sólo se puede firmar electrónicamente el mensaje con esta última tarjeta.

Accedemos al correo corporativo a través del Sic. En la página de inicio se nos pide la identificación del usuario. Una vez introducido el nombre de usuario y la contraseña, pulsamos el botón «Aceptar». Accedemos así a la página principal del Sic donde seleccionamos la opción de menú «Aplicaciones». Se abre una nueva ventana con la relación de las aplicaciones disponibles: enot@rio, Sicmail, Vigía, Archivo General de poderes revocados y Guía notarial. Seleccionamos la opción de menú «Sicmail».

Para firmar electrónicamente los mensajes ha de accederse a través de la aplicación enot@rio. En la pantalla de inicio (13) se debe seleccionar la tarjeta. Seguidamente solicita el PIN de acceso (14). Introducido el PIN accedemos a un menú y seleccionamos la opción «Correo Corporativo» (15). En la pantalla aparece un menú (16).

Hay varias bandejas: una para los mensajes de entrada, otra para los mensajes enviados y otra para los mensajes eliminados. Seleccionando todos o algunos de los mensajes podemos borrarlos, copiarlos o moverlos de carpeta. La aplicación permite crear mensajes nuevos (17), buscar mensajes por los distintos campos (18), actualizar una libreta de direcciones o contactos (19), crear, borrar o modificar los nombres de las carpetas (20), configurar el correo por ejemplo para bloquear mensajes de determinados remitentes (21), etc…

Para leer el correo entrante accedemos a la bandeja de entrada. Aparecen relacionados los distintos mensajes, y haciendo clic sobre el nombre del remitente accedemos a un determinado mensaje, y en su caso a los ficheros adjuntos que contiene. Examinando la bandeja de entrada podemos ver los mensajes que han sido leídos y los que están pendientes de lectura (imagen de un sobre abierto o cerrado), su prioridad (si es de alta prioridad se muestra un signo de admiración en rojo), y si están o no firmados electrónicamente (en los mensajes firmados aparece un signo de certificado en rojo). El signo de verificación verde confirma que el remitente tiene una dirección asignada por el Consejo (22).

Para remitir un nuevo mensaje hacemos clic en el botón «Nuevo», y aparece una pantalla en la que debemos completar al menos los campos «Destinatario», «Asunto» y «Contenido». El destinatario podemos buscarlo en la libreta de contactos, y podemos también remitir copia o copia oculta del mensaje a otros destinatarios. Lo más habitual será adjuntar un fichero que contendrá el oficio o la copia de una escritura y que podremos buscar en el directorio en el que esté guardado haciendo clic en el botón «Examinar». Picando en las casillas de verificación podemos dar al mensaje prioridad alta, exigir confirmación de la lectura, o firmar digitalmente el mensaje. Cuando el mensaje está completo hacemos clic en el botón «Enviar».

Las copias autorizadas electrónicas han de remitirse en formato pdf como fichero adjunto al mensaje firmado electrónicamente. En cuanto a los oficios y comunicaciones reglamentarias al Colegio o a otros notarios es posible incorporarlos como texto en el mensaje, o bien como fichero adjunto al mensaje en cualquier formato. En esta primera fase de mentalización en la que todavía no tenemos asumido que la firma electrónica equivale a la firma autógrafa, me permito sugerir como procedimiento que el oficio se extienda en papel, el notario estampe su firma autógrafa, y posteriormente se escanee y se adjunte en formato pdf al mensaje, quedando el original con el archivo de la operación.

Conviene tener en cuenta que lo que queda amparado por la firma electrónica es el contenido íntegro del mensaje, y no sólo el fichero que contiene la escritura o el oficio. En el caso de remisión de oficios, entiendo que no procede incorporar texto al mensaje. En el supuesto de envío de escrituras el texto ha de ser sucinto y preciso, y podría tener la siguiente redacción: «Con los efectos previstos en el artículo 17.bis de la Ley del Notariado, adjunto documento electrónico notarial relativo a escritura pública de fecha * con número * de protocolo por mí autorizada». Entiendo que la mención a la finalidad para la que es expedida basta con que conste en la nota de expedición de la copia.

También se nos indica en pantalla la capacidad máxima de memoria que pueden ocupar los mensajes y que es solamente de 30 MB. Se hace pues necesario eliminar periódicamente mensajes, en la confianza de que nuestro servidor los conservará durante mucho más tiempo. No es posible guardar los mensajes con formato eml, como en el correo electrónico convencional, por lo que parece conveniente guardar o imprimir los ficheros adjuntos o las pantallas, y conservarlos con el archivo de la operación, como medio de acreditar que se verificó la comunicación.

– Normas de cortesía: Existen ciertas normas de cortesía en el uso del correo electrónico admitidas internacionalmente, y que son también aplicables al correo corporativo. Por ejemplo: no dejar la línea de «asunto» en blanco; no emplear las mayúsculas; evitar el envío de copias innecesarias; utilizar con precaución el envío de copias ocultas; no enviar cadenas de cartas; notificar al remitente si se recibe un virus; responsabilizarse personalmente de la lectura del correo; no pedir confirmación automática de los mensajes enviados; y la más importante, redactar los mensajes con claridad y concisión.

OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS DEL REGISTRO MERCANTIL CENTRAL

– La organización del Registro mercantil: El Registro mercantil está integrado por los Registros mercantiles territoriales y por el Registro mercantil central. El Registro mercantil Central está establecido en Madrid, tiene por objeto la ordenación y publicidad de los datos que recibe de los Registros mercantiles, y tiene a su cargo la llevanza de la sección de denominaciones inscritas, con objeto de evitar que puedan inscribirse en el Registro mercantil sociedades o entidades con una denominación idéntica o que induzca a error o confusión, respecto de otras que figuran ya inscritas.

– La información registral suministrada por vía telemática: Los Registradores de la propiedad y mercantiles tienen la obligación, impuesta por la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas fiscales, Administrativas y del Orden social, de suministrar la información registral por vía telemática. Como sabemos, la manifestación del contenido de los asientos registrales puede tener lugar por nota simple, que tiene un valor puramente informativo, o mediante certificación, en la cual el Registrador da fe del contenido de los asientos (1).

Desde hace años podemos acceder por vía telemática al contenido del Registro mercantil en la página del Registro mercantil Central que es http://www.rmc.es, y también podemos acceder directamente a los Registros provinciales en la dirección https://www.registradores.org, sin más que introducir el nombre de usuario y contraseña que nos asignan al darnos de alta.

La ley 24/ 2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, concede a esa información obtenida por vía telemática el valor de nota simple informativa, pero prevé también el suministro de la información registral con la firma electrónica reconocida del Registrador, y en ese caso le concede el valor de certificación.

– La denominación social: Las sociedades anónimas y limitadas pueden tener una denominación subjetiva o razón social, o una denominación objetiva. Un caso particular es el de la sociedad limitada nueva empresa, cuya denominación social ha de estar formada por los dos apellidos y el nombre de uno de los socios fundadores seguidos de un código alfanumérico. Las sociedades colectivas o comanditarias simples deben tener una denominación subjetiva o razón social, en la que figuren necesariamente el nombre y apellidos, o sólo uno de los apellidos de todos los socios colectivos, de algunos de ellos o de uno sólo, debiendo añadirse en estos dos últimos casos la expresión “y compañía“, o su abreviatura “y cía“. En las sociedades comanditarias por acciones puede utilizarse una razón social con el nombre de todos los socios colectivos, de alguno de ellos o de uno sólo, o bien una denominación objetiva. Puede formar parte de dicha denominación subjetiva alguna expresión que haga referencia a una actividad que esté incluida en el objeto social. La denominación objetiva puede hacer referencia a una o varias actividades económicas o ser de fantasía.

Algunos criterios a tener en cuenta son los siguientes: 1) No puede adoptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social. 2) La denominación social no puede incluir total o parcialmente el nombre o el pseudónimo de una persona física o jurídica sin su autorización o consentimiento. 3) Se entiende que existe identidad no sólo en el caso de coincidencia total y absoluta, sino también cuando las palabras se utilicen en distinto orden, género o número, o cuando tengan la misma expresión o semejanza fonética.

– La certificación negativa de denominación: El artículo 413 del Reglamento del Registro Mercantil (2) dice que no podrá autorizarse una escritura de constitución o de cambio de denominación de una sociedad sin que se acredite mediante certificación que no figura registrada la denominación elegida. La certificación negativa del Registro Mercantil Central debe ser la original, haber sido expedida a nombre de un socio constituyente o de la sociedad si es por cambio de denominación, estar vigente, y debe protocolizarse con la escritura matriz. El plazo de caducidad de la certificación es de dos meses.

Puede ser conveniente realizar una consulta previa de denominación para comprobar si existe una denominación similar, ya que el coste de la misma es inferior al de la solicitud de certificación.

La solicitud de certificación puede hacerse directamente en el Registro Mercantil Central, por correo postal (el llamado snail mail), en cuyo caso se recibe la certificación contra reembolso, o por correo electrónico. En un plazo de tres días hábiles desde la presentación de la solicitud, el registrador calificará si la composición de la denominación se ajusta o no a los criterios establecidos en la vigente normativa sobre denominaciones.

Expedida la certificación de que no figura registrada la denominación solicitada, ésta queda reservada a favor del beneficiario de la certificación frente a terceras personas durante el plazo de quince meses, contados desde la fecha de su expedición. Sin embargo, la certificación negativa tendrá una vigencia de dos meses a efectos del otorgamiento de escritura ante notario, contados desde la fecha de su expedición por el Registro Mercantil Central. Caducada la certificación, el interesado podrá solicitar su renovación. A la solicitud de renovación deberá acompañarse la certificación caducada (art. 414 RRM). Transcurridos los quince meses de reserva de la denominación sin haberse realizado la inscripción en el Registro Mercantil Provincial correspondiente, la denominación será cancelada en la Sección de denominaciones del Registro Mercantil Central. (art. 412.2. RRM).

– Forma de obtención: Esta aplicación está en funcionamiento desde mayo de 2004. El manual de usuario puede obtenerse en el Sic en formato pdf. En la página del Registro Mercantil Central, www.rmc.es, en el apartado del menú «Información de sociedades – Denominaciones sociales» podemos encontrar también información de utilidad (3). Antes de usar la aplicación por primera vez, es necesario personalizar una cuenta bancaria en la que se cargarán los derechos arancelarios correspondientes a cada certificación solicitada.

El acceso se realiza desde el menú principal del Sic en la aplicación enot@rio. En el menú de la aplicación enot@rio se selecciona la opción «Registro Mercantil Central» (4). Se accede a una nueva pantalla que lleva por título «Certificaciones Registro Mercantil Central» (5). Situándonos en el primer apartado del menú «Solicitud de certificaciones» accedemos a la plantilla de solicitud (6). En la plantilla debemos completar la finalidad, constitución de una sociedad o cambio de denominación, el solicitante, que ha de ser un promotor o fundador, o la mercantil si es por cambio de denominación, la forma social, y los datos de facturación. La plantilla permite consignar tres denominaciones por orden de preferencia, en previsión de que alguna o algunas de las denominaciones solicitadas viniese ya siendo utilizada por otra mercantil. Cuando la plantilla esté completa se hará clic en el botón «Enviar solicitud al RMC». Automáticamente el servidor del Consejo General del Notariado genera y envía la solicitud en formato xml al servidor del Registro mercantil central. Éste, al recibir el mensaje de solicitud, genera una confirmación con el número de referencia del Registro. Una vez preparada la certificación de denominación social en formato pdf, ésta se firma digitalmente por el registrador y se envía de vuelta al servidor del Consejo General del Notariado para que el notario solicitante la pueda imprimir. La petición de una certificación de denominación social por medios telemáticos puede efectuarse de 9.00 horas a 18.00 horas, de lunes a viernes, excepto festivos. El plazo máximo para recibir dicha certificación es de 4 días hábiles a partir de la solicitud.

Al pulsar sobre el texto «Visualizar Certificación Recibida», aparece una pantalla con la certificación recibida. Al cerrar la pantalla se solicita confirmación de la obtención del ejemplar impreso de la misma. Esta confirmación es obligatoria. En caso de que la respuesta sea afirmativa, el sistema impide una nueva impresión del documento pdf relativo a la certificación obtenida y no volverá a solicitar confirmación. Así pues, sólo se puede obtener un ejemplar impreso de la certificación de denominación social remitida al notario correspondiente. Éste, notificará mediante la aplicación telemática este hecho al Registro Mercantil Central una vez comprobada la correcta impresión de la certificación. Por tanto, se debe ser extremadamente cuidadoso y comprobar que la certificación ha sido correctamente impresa y guardarla oportunamente, ya que no se puede imprimir nuevamente y se tendría que iniciar una nueva solicitud. Pulsando sobre el icono de la impresora se obtiene la copia impresa de la certificación. Una vez obtenida la copia impresa correcta hacemos clic sobre el botón «Cerrar». La certificación impresa sólo se puede usar para su incorporación a la escritura de constitución o cambio de denominación de la sociedad. Si el cliente lo requiere para la obtención del CIF provisional, el notario puede expedir un testimonio notarial de la certificación en el que indique que es un fiel reflejo de la certificación que ha recibido telemáticamente, y que se expide el testimonio con la finalidad de obtención de dicho CIF provisional o para cualquier otra finalidad.

Para obtener la factura accedemos a la pantalla de consulta de la certificación. Pulsamos sobre el texto «Visualizar factura recibida». Pulsamos sobre el icono de la impresora para obtener una copia impresa de la factura. Pulsamos sobre el botón «Cerrar» para volver a la pantalla de consulta de certificación.

– Protocolización: La certificación electrónica no se puede protocolizar directamente. Conviene recordar que el documento público es el soporte electrónico y no el papel que obtenemos por la impresora. Lo que se hace es testimoniar la certificación en soporte papel, testimonio que será el que se incorpore a la matriz. El testimonio podría tener la siguiente redacción: «TRASLADO EXACTO A PAPEL de la certificación expedida y firmada electrónicamente el día **** , por el registrador de la propiedad y mercantil don ***, asignado al Registro Mercantil Central, y del certificado electrónico correspondiente al registrador firmante. Y yo, ***, notario del Ilustre Colegio de Aragón con residencia en Zaragoza, como destinatario de dicha certificación electrónica y conforme al artículo 17 bis, 4 y 5, de la Ley del Notariado, extiendo el traslado en **** folios, números ****, el día *****. De todo lo cual DOY FE.»

– Minutación: En la minutación de la operación se percibirán los derechos arancelarios correspondientes al testimonio, y se repercutirán como suplidos los honorarios registrales.

– Legalidad del procedimiento: En una reciente Resolución de 13 de septiembre de 2004 (7), la Dirección General de los Registros y del Notariado ha confirmado la legalidad del procedimiento. Es cierto que el Registrador no ve la certificación, pero tampoco la veía en el procedimiento tradicional puesto que el original quedaba en el protocolo del notario. El nuevo procedimiento se ajusta a Derecho, particularmente a la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y Ley 59/2003, de Firma Electrónica. Según la Dirección General, no corresponde al registrador sino al notario comprobar que la certificación ha sido expedida por el registrador mercantil central, que el certificado no está revocado ni caducado, y que la certificación reúne los requisitos a que se refiere el artículo 413 del Reglamento del Registro Mercantil.

LOS PARTES TESTAMENTARIOS Y DE ACTAS DE DECLARACIÓN DE HEREDEROS ABINTESTATO Y SU ENVÍO TELEMÁTICO

– Concepto de los partes testamentarios: Son comunicaciones obligatorias que hemos de hacer los notarios para la toma de razón en el Registro de actos de última voluntad, de la autorización de testamentos abiertos, protocolización de testamentos cerrados, revocaciones, donaciones mortis causa y, en general, actos de última voluntad. Los partes testamentarios deben remitirse al Colegio notarial, y éste los envía semanalmente al Registro General que se lleva en la Dirección General de los Registros y del Notariado. Las obligaciones de comunicación y funcionamiento del Registro se regulan en el Anexo segundo del Reglamento notarial (en su actual redacción dada por RD 1368/1992), y O.M. 21 de diciembre de 1992. El Registro se lleva por procedimientos informáticos.

En los partes han de constar los siguientes datos: nombre y apellidos del testador, fecha de nacimiento, número de D.N.I., nombre y apellidos de los padres y del cónyuge, si fuera casado, nombre del funcionario autorizante, lugar, clase y fecha del instrumento.

– Finalidad de los partes testamentarios: Su finalidad es la actualización del Registro de actos de última voluntad, cuya certificación permitirá saber si el causante falleció intestado o testado y, en este último caso, qué testamento es el vigente. El notario que autorice el acta de declaración de herederos abintestato o la escritura de aceptación de la herencia exigirá que se le exhiba la certificación del Registro. Así pues, la utilidad del Registro es doble: impide que se puedan declarar herederos abintestato habiéndolos por testamento, y por otra parte, evita que se pueda aceptar la herencia en base a un testamento ya revocado.

– Concepto de acta de declaración de herederos abintestato: La sucesión abintestato tiene lugar, en general, cuando uno fallece sin testamento o con testamento nulo (1). En definitiva, siempre que por cualquier circunstancia falle en todo o en parte la delación testamentaria. En Aragón, la sucesión legal de la herencia se defiere en primer lugar a los parientes de la línea recta descendente, y en defecto de éstos se defiere sucesivamente a los ascendientes, al cónyuge, a los colaterales hasta el cuarto grado y a la Comunidad Autónoma o, en su caso, al Hospital de Nuestra Señora de Gracia o Provincial de Zaragoza (2).

El acta de declaración de herederos abintestato es el documento notarial en el que se determina quienes son las personas llamadas a la sucesión intestada o legal del causante. La competencia notarial tuvo lugar por una Ley de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil del año 1992 (3), y está limitada a aquellos casos en que los llamados a la sucesión sean descendientes, ascendientes o cónyuge del finado; en los demás casos ha de seguirse el procedimiento de declaración judicial. El procedimiento a seguir para la tramitación del acta se detalla en el artículo 209 bis del Reglamento notarial (4). Es notario competente el del lugar donde el causante haya tenido su último domicilio, lo que se acreditará habitualmente con el documento de identidad del fallecido. El acta se inicia a requerimiento de cualquier persona con interés legítimo, el notario ha de exigir la presentación de las certificaciones de fallecimiento y del Registro General de Actos de Ultima Voluntad del causante, libro de familia, y demás documentos que permitan acreditar los hechos, y en el acta consta también la declaración de dos testigos que aseveran la certeza de los hechos manifestados. Finalmente el notario, mejor que declarar, determina en base a los hechos manifestados y pruebas practicadas, quienes son las personas llamadas a la sucesión intestada del causante.

– Finalidad de la comunicación de la autorización de actas de declaración de herederos abintestato: El artículo 209 bis del Reglamento notarial establece lo siguiente: «Requerido uno de los Notarios competentes, quedará excluida la competencia de los demás. El Notario requerido habrá de poner en conocimiento del Decanato del respectivo Colegio Notarial, en el mismo día que hubiese admitido el requerimiento, la iniciación de la tramitación del acta, especificando el nombre del causante y demás datos de identificación, a fin de que de tal iniciación quede constancia en el Registro Particular del Decanato y en el General de Actos de Ultima Voluntad. Si, recibida una comunicación, se recibieren posteriormente otras relativas a la sucesión del mismo causante, el Decano, o el Jefe del Registro si los Notarios pertenecieren a distinto Colegio, lo comunicará inmediatamente a los Notarios que hubiesen iniciado el acta en segundo o posterior lugar para que suspendan la tramitación de la misma. Hasta que hayan transcurrido veinte días hábiles desde la comunicación al Decanato, el Notario no podrá expedir ningún tipo de copias del acta.» La comunicación y el establecimiento de un plazo para que pueda expedirse la copia permite que otras personas llamadas a la sucesión puedan comparecer ante el notario y desvirtuar los hechos y las pruebas en que se funda la declaración.

– Características de la aplicación: Es una aplicación desarrollada en colaboración con el Ministerio de Justicia para facilitar la remisión y la gestión de partes testamentarios y actas de declaración de herederos desde las notarías al Archivo de Últimas voluntades, sustituyendo el envío de fichas en papel por un envío telemático. El envío ha de hacerse utilizando la firma electrónica reconocida notarial (FEREN). Está en fase de pruebas desde febrero de 2004, y ha entrado en funcionamiento en el mes de noviembre en el Colegio de Madrid.

En una circular de 30 de noviembre de 2004 (5), el Consejo General del Notariado nos comunicó que el día 1 de febrero de 2005 comenzará a funcionar en todos los Colegios el sistema telemático de remisión de partes de testamentos y actas de abintestatos, y que se pretende unificar los distintos procedimientos colegiales de remisión de partes para una mejor integración con el Registro de Últimas voluntades del Ministerio de Justicia y en el futuro, con los Registros similares de otros países de la Unión europea. En la circular se recuerda que el nuevo sistema es obligatorio para todos los notarios.

En cuanto a sus características, son de destacar: 1) La seguridad: La remisión de partes se hace a través de la red privada notarial. 2) Su simplicidad: Fácil lectura del parte, que aparece en pantalla con las casillas correspondientes. 3) Comodidad: Las labores de introducción de datos podrán realizarse por los empleados, y el notario sólo debe intervenir para firmar y remitir la remesa de partes del día. 4) Integración en los programas de gestión de notaría: El parte se genera al introducir los datos por primera vez. 4) Facilidad de control: Podrán hacerse consultas por pantalla, imprimir listados, etc..

– Forma de utilización: Las labores de introducción de partes, archivo, rectificación y edición podrán hacerse con las tarjetas de empleado. El notario sólo ha de intervenir forzosamente para firmar y remitir los partes con la tarjeta FEREN, lo cual podrá realizarse mediante remesas, por ejemplo, una vez al día.

La mayor parte de las empresas informáticas han integrado el nuevo sistema de partes en su programa de gestión, lo que quiere decir que los partes se generan cuando se introducen los datos y pueden volcarse a la aplicación sin necesidad de teclear los datos de nuevo. Con las tarjetas de empleado se podrá consultar la base de datos: generar listados, realizar búsquedas, comprobar los partes pendientes de remisión, etc… Cuando el sistema esté totalmente implantado será innecesario conservar archivados los partes en la notaría.

ARCHIVO DE PODERES REVOCADOS

– Obligación reglamentaria de comunicación: Los notarios estamos obligados a comunicar mediante oficio la revocación de los poderes al notario en cuyo poder se encuentra la matriz, el cual extenderá la correspondiente nota. Es una obligación prevista en el artículo 178 del Reglamento Notarial (1). La finalidad es obvia: se trata de evitar que el apoderado haga uso del poder después de haber tenido conocimiento de su revocación. El poderdante puede compeler al apoderado a que devuelva la copia que obra en su poder, pero puede ocurrir que no lo haga o después de hacerlo pretenda obtener una nueva copia si está facultado para ello (2). Pero esas comunicaciones no son suficientes. Lo que parece inevitable tratándose de poderes que no acceden a un registro público, es que el apoderado pueda hacer un uso fraudulento del poder ante otro notario que no ha tenido conocimiento de la revocación.

– Finalidad del archivo de poderes revocados: Su finalidad es precisamente evitar el uso fraudulento de poderes revocados. El archivo de poderes revocados no es un registro oficial, sino que pretende ser una herramienta de trabajo para los notarios. La pretensión es que algún día ese carácter de Registro oficial sea reconocido por la futura Ley de seguridad jurídica preventiva.

– Supuestos en que procede la comunicación: No sólo en los casos de revocación, procede la comunicación en los demás casos de extinción del poder: por muerte o declaración de incapacidad del poderdante o renuncia del apoderado (3). Cuando el notario autorice una escritura de renuncia o con motivo del otorgamiento de otras escrituras o actas se le acredite la extinción de un poder procederá también la comunicación. Se excluyen los poderes a pleitos, respecto a los cuales existe una base de datos específica.

– Forma de utilización: El manual de uso del Archivo de Poderes Revocados puede descargarse desde el SIC en formato pdf (4). El acceso a la aplicación se hace a través del SIC en la página https://sic.notariado.org/ (5). Introduciendo el nombre de usuario y la contraseña accedemos al menú principal (6). Haciendo clic en el botón «Aplicaciones» accedemos al menú de Aplicaciones (7). Las aplicaciones instaladas son: e-not@rio, Sicmail, Archivo General de Poderes Revocados, Vigía y Guía Notarial. Seleccionamos en el menú la opción «Archivo de Revocaciones» y accedemos a una nueva pantalla (8). Las opciones disponibles son: «Consultar la base de datos de Poderes Revocados», «Añadir una revocación a la base de datos», y «Consultar las propias revocaciones de poderes».

En la consulta de la base de datos la búsqueda puede hacerse por año y número de protocolo del poder revocado (9), o bien introduciendo el número de NIF del poderdante o del apoderado. Aparecen relacionados los poderes que cumplen la condición. Y haciendo clic sobre el nombre del notario accedemos a la ficha del poder revocado, donde constan los datos identificativos de poderdante y apoderado, y de las escrituras de poder y de revocación (10).

Para añadir una nueva revocación a la base de datos seleccionamos al notario que autorizó el poder, si fuera distinto al notario ante el cual se otorga la revocación, mediante un procedimiento de búsqueda (11). Si se desconocen los datos del notario se anotará desconocido. Puede ocurrir que no se pueda hacer constar el NIF del apoderado porque el poderdante desconozca esa dato. Puede ocurrir también que tras la comunicación obtengamos nuevos datos, por ejemplo ese NIF del apoderado o que advirtamos un error en los apellidos, por hacer entrega el apoderado de la copia del poder como consecuencia del requerimiento hecho en la escritura de revocación. En tal caso no es posible la modificación de la comunicación ya hecha. Entiendo que lo que procede es una nueva comunicación.

La tercera opción es la consulta de las propias revocaciones de poderes (12). Permite buscar las revocaciones comunicadas en una fecha determinada o entre dos fechas. Haciendo clic sobre el nombre del notario accedemos a la ficha de revocación.

ARCHIVO DE PODERES DE REPRESENTACIÓN PROCESAL

– Concepto de poder a pleitos: Los poderes de representación procesal o poderes a pleitos son poderes conferidos a favor de abogados y procuradores. Son documentos autorizados por notario que permiten al litigante encomendar su representación a procuradores de los tribunales, y son necesarios en todos los pleitos, salvo en algunos casos como los juicios verbales o los laborales. Según el artículo 264 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, junto con la demanda o la contestación han de presentarse el documento que acredite la representación procesal del procurador y el documento que acredite la representación legal o voluntaria de una persona física o la representación necesaria de una persona jurídica. Lo habitual es que las dos representaciones, la voluntaria o necesaria, por un lado, y la procesal, por otro, se acrediten por medio de un único documento que es el poder a pleitos.

Conviene recordar que el artículo 98 de la Ley 24/2001, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social (1), también ha tenido incidencia en estos documentos, y expresado el juicio de suficiencia por el notario, ninguna autoridad puede desconocer la existencia y suficiencia de aquella representación, ni puede pedir al compareciente documentos complementarios. Según ese artículo, el notario autorizante insertará una reseña identificativa del documento que se la ha aportado para acreditar la representación alegada y expresará que, a su juicio, son suficientes las facultades representativas acreditadas para el acto o contrato a que el instrumento se refiera. La reseña por el notario del documento auténtico y su valoración de la suficiencia de las facultades representativas harán fe suficiente, por sí solas, de la representación alegada, bajo la responsabilidad del notario.

– Finalidad del archivo: La creación de este archivo informático es fruto de una acuerdo entre el Consejo General del Notariado, el Consejo General del Poder Judicial y el Consejo General de procuradores (2). El sistema permite consultar el contenido de las copias electrónicas de escrituras de poderes para pleitos desde las oficinas judiciales y los despachos de los procuradores de los tribunales. Se evitará así la presentación física de los poderes a pleitos en las diferentes instancias de un proceso. También permitirá conocer, de forma instantánea, si el poder que una persona utiliza está vigente o ha sido revocado.

El acceso a este archivo se realizará desde la intranet corporativa del Consejo General de procuradores de los tribunales y desde el Punto Neutral Judicial. A través de ese Punto Neutral Judicial, los jueces españoles pueden ya acceder a archivos de numerosos Organismos: la Agencia Tributaria, el Registro de la Propiedad, la Dirección General de Tráfico, el Centro de Gestión Catastral, el Registro de Penados y Rebeldes del Ministerio de Justicia, la Dirección General de Instituciones Penitenciarias, el Registro de bienes muebles, los padrones municipales o la Dirección General de policía.

– Forma de utilización: La aplicación comenzará a funcionar como prueba piloto en las Islas Baleares a comienzos de 2005. El procedimiento de comunicación será previsiblemente el envío por el correo corporativo de una copia electrónica en formato pdf por vía telemática. El notario expedirá dos copias electrónicas del poder, una autorizada y otra simple. La consulta de la base de datos permitirá a cualquier tribunal comprobar el contenido y vigencia del poder, y a los procuradores obtener información de sus apoderamientos mediante consulta de la copia simple.

La consulta se hará mediante un sistema específico y restrictivo de búsqueda que será distinto para los Jueces y Tribunales y para los procuradores.

Los Jueces y Tribunales podrán acceder, a través del Punto Neutro Judicial, a un formulario de búsqueda de poderes, según dos criterios posibles: por datos de otorgamiento, fecha, notario y número de protocolo, o por datos del poderdante (NIF, apellidos y nombre). De forma inmediata se le mostrará al usuario una relación de los poderes que cumplen todas las características de los criterios marcados. En la misma relación se le indicará al usuario el estado de cada poder (vigente o revocado): Si el poder está vigente podrá visualizar la ficha del mismo y acceder a visualizar e imprimir la reproducción electrónica de la escritura, y si el poder está revocado podrá visualizar igualmente la ficha con los datos referentes a la revocación, pero no podrá acceder a la escritura electrónica.

El acceso de lo Procuradores de los Tribunales será similar, pero con algunas diferencias: 1) Se hará a través de su intranet corporativa. 2) La búsqueda se podrá hacer también por los datos del profesional apoderado (apellidos, nombre, profesión y colegio). 3) Si el poder está vigente podrá visualizar la ficha del mismo y visualizar e imprimir la escritura electrónica adjunta, pero sin otro efecto y finalidad que el de mera consulta (sin valor de documento público notarial electrónico).

EL ARCHIVO DE ATRIBUTOS DE FIRMA ELECTRÓNICA

– Conceptos legales: La ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, nos ofrece algunos conceptos legales.

Prestador de servicios de certificación: Dice el artículo 2º que «Se denomina prestador de servicios de certificación la persona física o jurídica que expide certificados electrónicos o presta otros servicios en relación con la firma electrónica».

Firma electrónica: Según el artículo 3º, «1. La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. 2. La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. 3. Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma».

Documento electrónico: Según el artículo 3º, «5. Se considera documento electrónico el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente».

Certificado electrónico: Según el articulo 6º, «1. Un certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad».

Firmante: Según el artículo 6º 2. «El firmante es la persona que posee un dispositivo de creación de firma y que actúa en nombre propio o en nombre de una persona física o jurídica a la que representa».

Certificado reconocido: Según el artículo 11, 1. «Son certificados reconocidos los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten».

Dispositivo de creación de firma: Según el artículo 24, «1. Los datos de creación de firma son los datos únicos, como códigos o claves criptográficas privadas, que el firmante utiliza para crear la firma electrónica. 2. Un dispositivo de creación de firma es un programa o sistema informático que sirve para aplicar los datos de creación de firma».

– ANCERT: La Agencia notarial de certificación (ANCERT), antes el Instituto Notarial para las Tecnologías de la Información (INTI), es una entidad dependiente del Consejo General del Notariado, que se ha constituido en prestadora de servicios de emisión de certificados electrónicos de firma digital. La prestación de esos servicios de certificación exige la creación de una base de datos, que es el archivo de atributos de firma electrónica.

– Creación del archivo: El archivo complementario de atributos de firma electrónica ha sido creado por Orden del Ministerio de Justicia 484/2003, de 19 de febrero (1), puesto que la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, exige que la creación de los ficheros de las Administraciones Públicas tenga lugar por medio de una disposición general. Es un fichero automatizado propio del Consejo General del notariado.

– Concepto y finalidad: Dice la O.M. que es un servicio que ofrece el Consejo General del notariado a los usuarios de firma electrónica, así como a los terceros de confianza que deban confiar en las mismas, dentro de la necesidad de validación electrónica de la representación de las personas jurídicas.

–Contenido: Al archivo acceden los datos identificativos, circunstancias sociales y competencias, de los poderdantes y apoderados que consientan expresamente en documento público que su representación sea publicitada por el Archivo a fin de que puedan resultar validados por los destinatarios de firma electrónica.

– Acceso: Se prevé un sistema de consulta abierto a cualquier persona que se acredite previamente ante el Consejo General del notariado, y que deba confiar en los certificados de firma electrónica avanzada.

– Rectificación de los datos: Como en todos los ficheros automatizados de datos de carácter personal se reconocen los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. La rectificación y la cancelación de los registros podrá hacerse online desde cualquier notaría, en función de que se haya producido cualquier revocación o contingencia que pueda afectar al contenido del archivo.

– Forma de utilización: En una Circular del Consejo General del notariado de 11 de septiembre de 2004 (2), se describe la forma de actuación. La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), es la prestadora de servicios de emisión de certificados electrónicos de firma digital. El certificado de firma emitido por ANCERT sólo será entregado con la previa intervención notarial de una póliza que recoja la identificación del cliente y la acreditación de su capacidad ante el notario. En el caso de personas jurídicas el juicio de capacidad exigirá calificar la regularidad de su constitución y sus facultades representativas. Al cliente se le hará entrega de la tarjeta criptográfica que genera su firma electrónica. La función del notario como autoridad de registro es el elemento clave diferenciador de ANCERT frente a otras autoridades de certificación. Para actuar como autoridad de registro es necesario darse de alta en la página de internet www.ancert.com.

– Póliza de solicitud de certificado: En el Sic se pueden obtener los dos modelos de pólizas propuestos por el Consejo General del Notariado para la solicitud del certificado notarial, uno para personas físicas (3) y otro para personas jurídicas (4). En la póliza se expresan, en su caso los límites por cuantía o por materia para el uso del certificado, y tratándose de persona jurídica las facultades conferidas han de estar comprendidas dentro de su giro o tráfico. El suscriptor declara conocer las condiciones de solicitud, expedición, uso, suspensión y extinción de la vigencia del certificado, y dice haber recibido la tarjeta criptográfica. Y el notario finalmente da fe del consentimiento prestado, su identidad, y de que tiene capacidad y legitimación suficientes. Y tratándose de persona jurídica, reseña la constitución e inscripción en el Registro público, y la representación orgánica o voluntaria con facultades suficientes para el otorgamiento.

– Honorarios notariales: El coste para el usuario se estima que esté entre 120 y 450 euros, y deducidos la factura de ANCERT y el coste de la tarjeta, los honorarios notariales serán aproximadamente 35 euros. Más información sobre el modo de obtener el certificado puede consultarse en la página de internet www.ancert.com. Hay que tener en cuenta que la actividad de prestación de servicios de emisión de certificados electrónicos de firma digital es una actividad libre, y que ANCERT compite con otras autoridades de certificación. Entre otras, el Consejo General de la Abogacía ha promovido la Autoridad de Certificación de la Abogacía (ACA), y también el Colegio Nacional de Registradores de la propiedad y mercantiles se ha constituido en autoridad de certificación. La más extendida es CERES, una entidad pública que depende de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y que no cobra por la expedición de certificados.

– Los certificados electrónicos de personas jurídicas: El solicitante de un certificado electrónico de persona jurídica ha de ser una persona física, administrador o representante legal o voluntario de la misma con poder bastante, y que responde de la custodia de los datos de creación de la firma. Frente a esta concepción formalista de los certificados electrónicos de personas jurídicas, en los últimos meses han aparecido disposiciones legales que admiten que la propia persona jurídica pueda ser titular de un certificado electrónico. Y también la posibilidad que contempla la O.M. 30 de septiembre de 2004, de obtención del certificado electrónico por herencias yacentes, comunidades de bienes y otras entidades sin personalidad jurídica, permitiéndose acreditar la representación mediante documento privado (5). Se trata en cualquier caso de certificados que sólo son válidos en el ámbito tributario.

– Su utilización en el ámbito tributario: Los certificados electrónicos de ANCERT han sido homologados por la Agencia tributaria y son admitidos para todas las relaciones que por medios electrónicos tengan lugar entre la Administración tributaria y los ciudadanos, tanto personas físicas como personas jurídicas: presentación de declaraciones, pago de impuestos, y cualquier otro trámite telemático en la oficina virtual de la Agencia tributaria que tiene la dirección https://www.aeat.es. ANCERT está incluida en la lista del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio como prestadora de servicios de certificación, y sus certificados cumplen todos los requisitos especificados en la Orden HAC/1181/2003, de12 de mayo.