Según el artículo 199 del Reglamento Notarial «las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. El notario redactará el concepto general en uno o varios actos, según lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, en los detalles que interesen al requirente, si bien no podrá extenderse a hechos cuya constancia requiera conocimientos periciales».
Es siempre necesario el requerimiento previo y por escrito. Con carácter general, las actas deben ir precedidas de un parte expositiva que explicite cual es la finalidad perseguida por el requirente, lo que posibilitará que el notario llegue al convencimiento de su interés legítimo para instarla y del mejor modo de redactarla y cumplimentarla para el logro que se pretende. Lo que no podrá en ningún caso el notario es dejar constancia de lo que conoce sobre un hecho pasado, puesto que estaría actuando como testigo, sustituyendo con su declaración en el acta la declaración personal ante el órgano judicial.
El objeto del acta ha de ser posible, pudiendo el notario excusar su ministerio cuando exista imposibilidad física que lo impida. Con ese fundamento, la DGRN en Resolución de 28 de marzo de 2003 reconoció la evidente dificultad para acceder al tejado dada la configuración de la cubierta, y que el requerimiento excedía de la capacidad normal de actuación de cualquier persona para desarrollar su actividad sin riesgo.
Obviamente, el objeto ha de ser lícito, es decir, no contrario a la ley, la moral o las buenas costumbres. Deberá existir un interés legítimo de entidad suficiente que justifique el inmiscuirse en la esfera ajena, por lo que deberá denegarse la actuación en los casos en que tal intromisión afecte al honor, intimidad o derecho a la propia imagen de otras personas.
La licitud se predica también de la actuación notarial que no podrá ser clandestina, sinuosa, ilegítima o contraria a las buenas costumbres. En este sentido, la Ley Orgánica del Poder Judicial establece que no surtirán efecto las pruebas obtenidas, directa o indirectamente, violentando los derechos o libertades fundamentales.
Como caso particular y que es objeto frecuente de requerimiento, el notario deberá negarse a presenciar y dejar constancia de la irrupción en una vivienda forzando y sustituyendo la cerradura, así como fisgar por una ventana para reproducir lo que ocurre en el interior de una vivienda (vid. Resolución DGRN 10 de mayo de 2005). Pero sí puede ser objeto del acta que el notario deje constancia de un estado de cosas que es de dominio público, apreciable por cualquier ciudadano y visible desde la vía pública.
El requerimiento ha de ser concreto, no siendo admisibles las rogaciones indeterminadas o ambiguas. El requirente no puede dividir arbitrariamente la realidad misma que ha de ser recogida en el acta y en tal caso el notario deberá negar su intervención. Pero si ya ha aceptado el requerimiento y el notario se apercibe de ese propósito, «tiene que narrar los hechos completos en aras de la imparcialidad y veracidad que debe presidir siempre la actuación notarial» (vid. Resolución DGRN 7 de octubre de 2002).
La Resolución de 20 de octubre de 2005 declara que «cae fuera de la función notarial la investigación de hechos, debiendo rechazarse la tendencia a acudir al levantamiento de actas que con la finalidad de preconstituir la prueba, implican indagaciones o interrogatorios sustitutivos de las diligencias judiciales».
En general, si la actuación notarial se ha de desarrollar en tiendas o establecimientos abiertos al público, el notario se identificará como tal y recabará autorización. Lo mismo deberá hacer el notario tratándose de urbanizaciones privadas con acceso restringido, evitando en todos los casos cumplir el requerimiento del acta actuando de un modo sorpresivo.
Es relativamente frecuente la pretensión de utilizar la actuación notarial para la práctica de requerimientos o notificaciones a personas determinadas de la Administración. El notario puede hacer constar en acta de presencia la realización por los particulares de actuaciones administrativas, pero no puede recoger la respuesta de la otra parte a la actuación porque debe respetar las competencias y procedimientos establecidos en las leyes administrativas.
ACTAS Y ESCRITURAS
