LOS PARTES TESTAMENTARIOS Y DE ACTAS DE DECLARACIÓN DE HEREDEROS ABINTESTATO Y SU ENVÍO TELEMÁTICO
– Concepto de los partes testamentarios: Son comunicaciones obligatorias que hemos de hacer los notarios para la toma de razón en el Registro de actos de última voluntad, de la autorización de testamentos abiertos, protocolización de testamentos cerrados, revocaciones, donaciones mortis causa y, en general, actos de última voluntad. Los partes testamentarios deben remitirse al Colegio notarial, y éste los envía semanalmente al Registro General que se lleva en la Dirección General de los Registros y del Notariado. Las obligaciones de comunicación y funcionamiento del Registro se regulan en el Anexo segundo del Reglamento notarial (en su actual redacción dada por RD 1368/1992), y O.M. 21 de diciembre de 1992. El Registro se lleva por procedimientos informáticos.
En los partes han de constar los siguientes datos: nombre y apellidos del testador, fecha de nacimiento, número de D.N.I., nombre y apellidos de los padres y del cónyuge, si fuera casado, nombre del funcionario autorizante, lugar, clase y fecha del instrumento.
– Finalidad de los partes testamentarios: Su finalidad es la actualización del Registro de actos de última voluntad, cuya certificación permitirá saber si el causante falleció intestado o testado y, en este último caso, qué testamento es el vigente. El notario que autorice el acta de declaración de herederos abintestato o la escritura de aceptación de la herencia exigirá que se le exhiba la certificación del Registro. Así pues, la utilidad del Registro es doble: impide que se puedan declarar herederos abintestato habiéndolos por testamento, y por otra parte, evita que se pueda aceptar la herencia en base a un testamento ya revocado.
– Concepto de acta de declaración de herederos abintestato: La sucesión abintestato tiene lugar, en general, cuando uno fallece sin testamento o con testamento nulo (1). En definitiva, siempre que por cualquier circunstancia falle en todo o en parte la delación testamentaria. En Aragón, la sucesión legal de la herencia se defiere en primer lugar a los parientes de la línea recta descendente, y en defecto de éstos se defiere sucesivamente a los ascendientes, al cónyuge, a los colaterales hasta el cuarto grado y a la Comunidad Autónoma o, en su caso, al Hospital de Nuestra Señora de Gracia o Provincial de Zaragoza (2).
El acta de declaración de herederos abintestato es el documento notarial en el que se determina quienes son las personas llamadas a la sucesión intestada o legal del causante. La competencia notarial tuvo lugar por una Ley de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil del año 1992 (3), y está limitada a aquellos casos en que los llamados a la sucesión sean descendientes, ascendientes o cónyuge del finado; en los demás casos ha de seguirse el procedimiento de declaración judicial. El procedimiento a seguir para la tramitación del acta se detalla en el artículo 209 bis del Reglamento notarial (4). Es notario competente el del lugar donde el causante haya tenido su último domicilio, lo que se acreditará habitualmente con el documento de identidad del fallecido. El acta se inicia a requerimiento de cualquier persona con interés legítimo, el notario ha de exigir la presentación de las certificaciones de fallecimiento y del Registro General de Actos de Ultima Voluntad del causante, libro de familia, y demás documentos que permitan acreditar los hechos, y en el acta consta también la declaración de dos testigos que aseveran la certeza de los hechos manifestados. Finalmente el notario, mejor que declarar, determina en base a los hechos manifestados y pruebas practicadas, quienes son las personas llamadas a la sucesión intestada del causante.
– Finalidad de la comunicación de la autorización de actas de declaración de herederos abintestato: El artículo 209 bis del Reglamento notarial establece lo siguiente: «Requerido uno de los Notarios competentes, quedará excluida la competencia de los demás. El Notario requerido habrá de poner en conocimiento del Decanato del respectivo Colegio Notarial, en el mismo día que hubiese admitido el requerimiento, la iniciación de la tramitación del acta, especificando el nombre del causante y demás datos de identificación, a fin de que de tal iniciación quede constancia en el Registro Particular del Decanato y en el General de Actos de Ultima Voluntad. Si, recibida una comunicación, se recibieren posteriormente otras relativas a la sucesión del mismo causante, el Decano, o el Jefe del Registro si los Notarios pertenecieren a distinto Colegio, lo comunicará inmediatamente a los Notarios que hubiesen iniciado el acta en segundo o posterior lugar para que suspendan la tramitación de la misma. Hasta que hayan transcurrido veinte días hábiles desde la comunicación al Decanato, el Notario no podrá expedir ningún tipo de copias del acta.» La comunicación y el establecimiento de un plazo para que pueda expedirse la copia permite que otras personas llamadas a la sucesión puedan comparecer ante el notario y desvirtuar los hechos y las pruebas en que se funda la declaración.
– Características de la aplicación: Es una aplicación desarrollada en colaboración con el Ministerio de Justicia para facilitar la remisión y la gestión de partes testamentarios y actas de declaración de herederos desde las notarías al Archivo de Últimas voluntades, sustituyendo el envío de fichas en papel por un envío telemático. El envío ha de hacerse utilizando la firma electrónica reconocida notarial (FEREN). Está en fase de pruebas desde febrero de 2004, y ha entrado en funcionamiento en el mes de noviembre en el Colegio de Madrid.
En una circular de 30 de noviembre de 2004 (5), el Consejo General del Notariado nos comunicó que el día 1 de febrero de 2005 comenzará a funcionar en todos los Colegios el sistema telemático de remisión de partes de testamentos y actas de abintestatos, y que se pretende unificar los distintos procedimientos colegiales de remisión de partes para una mejor integración con el Registro de Últimas voluntades del Ministerio de Justicia y en el futuro, con los Registros similares de otros países de la Unión europea. En la circular se recuerda que el nuevo sistema es obligatorio para todos los notarios.
En cuanto a sus características, son de destacar: 1) La seguridad: La remisión de partes se hace a través de la red privada notarial. 2) Su simplicidad: Fácil lectura del parte, que aparece en pantalla con las casillas correspondientes. 3) Comodidad: Las labores de introducción de datos podrán realizarse por los empleados, y el notario sólo debe intervenir para firmar y remitir la remesa de partes del día. 4) Integración en los programas de gestión de notaría: El parte se genera al introducir los datos por primera vez. 4) Facilidad de control: Podrán hacerse consultas por pantalla, imprimir listados, etc..
– Forma de utilización: Las labores de introducción de partes, archivo, rectificación y edición podrán hacerse con las tarjetas de empleado. El notario sólo ha de intervenir forzosamente para firmar y remitir los partes con la tarjeta FEREN, lo cual podrá realizarse mediante remesas, por ejemplo, una vez al día.
La mayor parte de las empresas informáticas han integrado el nuevo sistema de partes en su programa de gestión, lo que quiere decir que los partes se generan cuando se introducen los datos y pueden volcarse a la aplicación sin necesidad de teclear los datos de nuevo. Con las tarjetas de empleado se podrá consultar la base de datos: generar listados, realizar búsquedas, comprobar los partes pendientes de remisión, etc… Cuando el sistema esté totalmente implantado será innecesario conservar archivados los partes en la notaría.